7 اصل مهم برای برقراری ارتباط با دیگران - صبح مهریز

شما در تمام طول روز در حال برقراری ارتباط با دیگران هستید. ایمیل می نویسید، جلسه برگزار می کنید، در کنفرانس ها شرکت می کنید، گاهی مشغول گزارش نویسی هستید، ارائه می دهید، با همکاران تان بحث می کنید و کارهایی از این دست. بنابراین، چطور می توانید بهره وری خود را افزایش بدهید؟ در این مطلب از خبرنگاران به اصول درست برقراری ارتباط با افراد می پردازیم.

در ارتباط شفاف باشید

وقتی مطلبی می نویسید یا با فردی صحبت می کنید، باید پیغام و هدف خود را به صورت شفاف بیان کنید. هدف شما از برقراری ارتباط با این فرد چیست؟ اگر خودتان از این موضوع مطمئن نیستید، مخاطب تان هم مطمئن نخواهد بود.

برای شفاف بودن، سعی کنید تعداد ایده ها را در هر جمله به حداقل برسانید. اطمینان حاصل کنید فردی که مطلب شما را می خواند، منظورتان را به درستی درک خواهد نمود. نباید طوری بنویسید که فرد مخاطب مجبور گردد منظور شما را از میان مطالبی که نوشته اید حدس بزند.

ارتباطی دقیق داشته باشید

وقتی در برقراری ارتباط دقیق هستید، حاشیه نمی روید و خلاصه گویی می کنید. وقتی می توانید با سه جمله منظور خود را بیان کنید نیازی نیست 6 جمله بنویسید.

• آیا صفات خاصی وجود دارند که می توانند حذف شوند؟ همواره می توانیم اصطلاحاتی مانند به عنوان مثال، می دانی، به نوعی، حقیقتا، اصولا را حذف کنیم.
• آیا جملات غیرضروری وجود دارند؟
• آیا مطلب را چند بار به روش های مختلف تکرار نموده اید؟

ارتباط شما ملموس باشد

وقتی پیغام شما قابل لمس باشد، مخاطب تصویر شفافی از چیزی که می خواهید بگویید پیدا می نماید. در این صورت جزئیات (ولی نه خیلی زیاد) و حقایق متمرکز وجود دارند و پیغام شما به صورت یکپارچه خواهد بود.

ارتباطی صحیح داشته باشید

وقتی ارتباط شما صحیح است، به این معنی است که با مخاطب سازگاری دارد. ارتباط صحیح بعلاوه به معنای ارتباط بدون اشتباه نیز هست.

• آیا اصطلاحات تخصصی که استفاده می کنید در حد دانش و تحصیلات مخاطبان تان هستند؟
• آیا املای تمامی نام ها را درست نوشته اید؟
• آیا دستور زبان در نوشته شما رعایت شده است؟ به یاد داشته باشید زیاد به کامپیوتر برای چک کردن اشتباه های دستورزبان و نوشتاری اعتماد نکنید.

ارتباطی منسجم داشته باشید

یکی از اصول درست برقراری ارتباط با افراد این است که ارتباطی منسجم داشته باشید. وقتی ارتباط شما منسجم باشد، منطقی هم هست. تمامی مطالب به هم مرتبط هستند و همگی به موضوع اصلی مربوط می شوند.

کامل

در ایمیل کامل، مخاطب همه اطلاعاتی را که ضروری است در اختیار دارد و می تواند در صورت لزوم اقدامات لازم را به عمل آورد. توجه به نکات زیر می تواند یاری کننده باشد.

• آیا پیغام شما شامل دعوت به انجام کاری می گردد؟ اگر این طور است، آیا مخاطب به درستی متوجه می گردد که از او می خواهید چه کاری انجام بدهد؟
• آیا تمامی اطلاعات مربوط را در ایمیل گنجانده اید؟ اسامی، تاریخ ، مکان و غیره؟

مودبانه رفتار کنید

ارتباط مؤدبانه، محبت آمیز و صادقانه است. لحن تهاجمی و توهین نهفته ای در آن دیده نمی گردد. شما باید دیدگاه مخاطبان خود را در نظر بگیرید و به نیازهای شان احترام بگذارید.

پیشنهاد مطالعه: مطلب چگونه به حرف دیگران اهمیت ندهیم؟ را بخوانید.